1. LEGISLACIÓN APLICABLE: Este documento se ha elaborado teniendo en cuenta la Constitución
Política de Colombia en los (Art. 15 y 20), la ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” .
2. Este documento aplica para el tratamiento de los datos personales que obtenga y administre la Corporación Maloka, en calidad de responsable y encargado del tratamiento de todas sus bases de datos.
3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos de Clientes, Usuarios, Empleados, Asistentes a eventos, Visitantes, Usuarios del portal web, Concursos, Campañas de ventas, Encuestas de satisfacción personal, Instrumentos de Evaluación e Investigación sobre los servicios de Maloka, Docentes de instituciones educativas, Proveedores, experiencias de la agenda científica y Listados de asistencia a actividades desarrolladas en contratos con terceros.
4. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y LA FINALIDAD DEL MISMO. La Corporación Maloka de Ciencia, Tecnología e Innovación, únicamente recolecta datos personales en sus bases de datos con los siguientes propósitos:
4.1. Contactar a clientes, usuarios, seguidores de redes sociales de la Corporación Maloka, con el fin de informar acerca de sus productos, eventos, servicios, programación de carácter cultural, educativo, lúdico que realiza en sus espacios.
4.2. Contactar a los docentes, directivos, coordinadores de instituciones educativas, adscritas y a las cuáles la Corporación Maloka ofrece su oferta escolar.
4.3. Evaluar la calidad de los servicios y productos ofrecidos por la Corporación Maloka.
4.4. Invitar a participar en actividades experimentales, agenda científica, convocatorias, talleres, eventos, charlas, concursos y programación educativa, cultural y familiar.
4.5. Realizar un tratamiento estadístico interno para establecer canales políticas de manejo de atención y comunicación de los diferentes públicos.
4.6. Atender adecuadamente las peticiones, solicitudes que son realizados a la Corporación Maloka, en el PQR´S.
4.7. Toma de listas de asistencia para entregar como verificables de participación del público beneficiario, en los contratos con tercero que así se estime.
4.8. Recolectar información sobre instrumentos de evaluación e investigación sobre los servicios de Maloka.
4.9. Recopilar la información de los empleados de la Corporación para los temas de liquidación de Nómina y de Gestión Humana.
4.10 Para base de datos de proveedores con los que la Corporación contrata.
5. OBJETO: Por medio de la presente Política se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo
17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes de los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013, según el cual es obligación de la Corporación adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento, de la ley, en atención de consultas y reclamos y velar por que se cumpla como encargados del tratamiento de la información. Adicionalmente tiene como objeto regular los procedimientos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de carácter personal, que realiza la Corporación Maloka, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental del Habeas Data, que tienen todas las personales naturales y jurídicas.
6. DEFINICIONES: Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente Política y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:
a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales de la información que reposan en sus bases de datos.
b) Aviso de Privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable del tratamiento de los datos personales, que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En este Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a la misma y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: conjunto de datos personales, que es objetó de Tratamiento.
d) Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato Privado: aquel que por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante, para el titular.
f) Dato Semiprivado: es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.)
g) Datos Sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede lesionar sus derechos.
h) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y el tratamiento de los datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y el tratamiento de los datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
j) Titular: persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento de los datos.
k) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión de los mismos.
l) Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
m) Transferencia: de datos tiene lugar cuando el Responsable y Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado o por cuenta del Responsable.
7. PRINCIPIOS: Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por LA CORPORACIÓN MALOKA en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales;
Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recogidos por LA CORPORACIÓN MALOKA debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informado el Titular.
a) Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
b) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
c) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la CORPORACIÓN MALOKA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
d) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
e) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de la CORPORACIÓN MALOKA, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
g) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento que se haga de los datos se hará conforme a los parámetros establecidos en la ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen o sean referentes a la materia.
8. AUTORIZACIÓN: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de LA CORPORACIÓN MALOKA requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular de los mismos. MALOKA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Como Responsable del Tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, correo electrónico o cualquier otro medio que pueda garantizar su posterior consulta. El contenido de la autorización será emitido por la CORPORACIÓN MALOKA, atreves de su página web, en los correos electrónicos y será puesta a disposición del Titular, previo al tratamiento de sus datos personales de conformidad como lo establece la Ley 1581 de 2012.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal.
La autorización que en todo caso solicitará LA CORPORACIÓN MALOKA, al titular del dato es una declaración que lo informa sobre:
a) Quién recopila el dato (responsable o encargado)
b) Qué datos recopila
c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)
d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados
e) Si se recopilan datos sensibles, y la posibilidad de no darlos a conocer.
10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: La Corporación MALOKA, adoptará los mecanismos necesarios para mantener registro de las autorizaciones, actualizar de manera periódica sus bases de datos y pedir la autorización para el tratamiento de los mismos.
11. AVISO DE PRIVACIDAD: es el documento físico, electrónico o en cualquier formato que es puesto a disposición del Titular, para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se le comunica al titular las políticas que le son aplicables, sus obligaciones y derechos, la forma de acceder a la misma y las características del tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se realicen.
En todos los casos se le informa al Titular, cómo acceder o consultar, la política de tratamiento de Información de datos personales.
12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
La CORPORACIÓN MALOKA, conservará el modelo de Aviso de la Privacidad que se trasmitió a los titulares siempre y cuando se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este se deriven. Para el almacenamiento podrá emplear medios informáticos, electrónicos y cualquier otra tecnología que permita almacenar.